En nuestro artículo anterior (¿Qué está pasando en mi hotel? Información en tiempo real y en la palma de tu mano) aludíamos a la necesidad de acortar los tiempos en la toma de decisiones, lo que exige información actualizada y fiable.
Para ello, HOTEC, el PMS de TEC-SOFT incorporó un nuevo módulo diseñado para resolver la necesidad de disponer de información inmediata y de calidad que, basado en Microsoft Power BI, facilita información de carácter comercial y el estado de las reservas al momento en que se consulta.
Sin embargo, esta necesidad de tener información en tiempo real aún estando fuera de nuestra mesa de trabajo no acaba en dirección. Los departamentos de servicios técnicos, gobernanta, food&beverage y comercial también precisan soluciones de movilidad que les permitan recoger información para ellos mismos y para otros departamentos en el lugar donde se produce, al igual que consultar la información que otros departamentos generan en otras ubicaciones del hotel.
Si tu PMS es HOTEC y deseas mejorar la eficacia y eficiencia de tu establecimiento, contacta con nosotros para planificar su puesta en marcha.
El módulo HOTEC movilidad
Hemos traducido esta necesidad de coordinación entre departamentos en tiempo real en un módulo, denominado “Movilidad”, que dispone de cuatro opciones de trabajo.
- La primera de ellas está diseñada para la movilidad de los Servicios técnicos.
- Una segunda opción diseñada para la movilidad de la Gobernanta.
- La tercera opción es la gestión de tareas asignadas a cualquier usuario del sistema en formato movilidad.
- La cuarta facilita la labor de recogida de encuestas de satisfacción en modo movilidad.
Servicios técnicos
Mediante una tableta, cualquier técnico del departamento podrá realizar un seguimiento de los partes de trabajo asignados a él desde recepción, camareras de piso o cualquier otro punto. El software está diseñado para que el usuario solo pueda trabajar con las órdenes asignadas a él mientras que otros usuarios autorizados (usualmente, jefe de servicios técnicos) visualizan todas las órdenes generadas y el estado de cada una de ellas.
Dispone de un completo filtro con parámetros como departamento, ubicación de la avería, huésped VIP, número de habitación habitación, etc… La analítica permite conocer tiempo medio por reparación, número de averías asignadas a cada técnico, etc…
Esta funcionalidad forma parte de la contratación base del módulo de movilidad.
Gobernanta
Mediante esta funcionalidad, la Gobernanta del hotel puede conocer el estado de cada una de las habitaciones: limpieza, cambio de ropa, averías, tareas a realizar. De la misma forma, podrá dar el visto bueno a la limpieza de la habitación si así se configura el módulo.
Esta información se ve reflejada de forma inmediata en el Room Control Panel mediante el cual, tanto recepción como dirección pueden conocer, en tiempo real, el status de cada habitación. Un sistema basado en iconos permite conocer toda la información referente a la habitación en un solo golpe de vista.
Esta funcionalidad forma parte de la contratación base del módulo de movilidad.
Tareas
La funcionalidad ‘tareas’ permite asignar órdenes de trabajo a cualquier usuario del sistema. Siendo posible asignar tareas que responden a trabajos puntuales, también es posible generar tareas de carácter periódico (diarias, semanales, mensuales).
Esta funcionalidad permite no solo asignar al responsable de realizar la tarea sino también el responsable de realizar su supervisión. Ambos deberán dar por completada su responsabilidad para que la tarea quede como completada.
Dispone de diferentes niveles de acceso según privilegios: usuario (solo accede a su información), supervisor (accede a la información de la que es responsable) o superadministrador (accede a toda la información de tareas).
Esta funcionalidad es de carácter opcional y puede ser incorporada al módulo de movilidad en cualquier momento.
Encuestas
La funcionalidad de encuestas permite que sea el propio establecimiento quien, de una forma sencilla, pueda recoger la opinión de sus clientes sobre aquellos temas que considere claves en su gestión.
Las encuestas pueden ser configuradas a conveniencia del cliente, incluyendo departamento, pregunta, color e imagen de soporte.
Los dispositivos utilizados frecuentemente para esta tarea son dos: la tableta, en el caso de que deseemos que sea uno de nuestros empleados quien invite a realizar la encuesta o un kiosko all-in-one ubicado en recepción, en el caso de que deseemos que sean los propios clientes quienes expresen su opinión de forma autónoma.
En ambos casos el cliente precisa de su tarjeta de apertura de la habitación para, mediante un sistema de proximidad RFID, autenticarse en el sistema. Si, además, hubiera varias personas alojadas en la habitación, el sistema daría opción de seleccionar el nombre de quien realiza la encuesta.
La grandes ventajas de esta funcionalidad son
- Conocer al momento la opinión de sus clientes, generando alertas via email en el caso de insatisfacción manifiesta de alguno de los huéspedes. Esto permite tomar el control de la situación y proceder a su corrección antes de que el huésped abandone el hotel y, con probabilidad, muestre su malestar en redes sociales.
- Incrementar el número de opiniones positivas del establecimiento en redes sociales ya que el sistema dispone de un automatismo mediante el que, al final de la encuesta y si la puntuación ha superado un baremo (configurable), podamos invitarle a exponer su opinión en las redes sociales más habituales de cada nacionalidad.
Las encuestas disponen de un sistema anexo para el análisis de la encuestación por periodos, comparando objetivos con resultados y obteniendo las quejas / elogios más repetidos.
Esta funcionalidad es de carácter opcional y puede ser incorporada al módulo de movilidad en cualquier momento.