Cuando hablamos de digital housekeeping, nos referimos a la transformación digital del departamento de limpieza en un hotel, algo que ha revolucionado la forma en que se gestionan las tareas. Lo que antes se manejaba con papel y comunicación lenta, ahora se hace con aplicaciones móviles y software integrado. Esto no solo reduce errores, sino que también mejora la eficiencia operativa y la experiencia del huésped.
Es clave entender que la digitalización no es solo una cuestión de tecnología, sino de optimizar el trabajo diario. Como gerente de un hotel, la digitalización te ayudará a gestionar mejor el personal, hacer más eficientes las tareas y ofrecer un servicio más ágil a tus clientes.
Esto significa que la gestión digital de la limpieza deja de ser un simple proceso manual para convertirse en una herramienta estratégica fundamental para el éxito del hotel. Además, al digitalizar estas operaciones, te aseguras de que las tareas se realicen de forma rápida, precisa y con menos errores. En resumen, la digitalización del housekeeping no solo aligera la carga, sino que también eleva los estándares de servicio en tu hotel.
Contenidos
Retos actuales en el housekeeping
En el panorama actual, gestionar el housekeeping se ha vuelto más complejo debido a varios factores:
- Escasez de personal: En muchas regiones, los hoteles enfrentan serios problemas para cubrir vacantes, siendo housekeeping una de las áreas más afectadas. Esto requiere optimizar el trabajo con menos personal disponible.
- Inflación y aumento de costos: Los hoteles deben lidiar con el incremento en precios de energía, suministros y salarios, lo que hace que cada decisión operativa sea más crítica para mantener la rentabilidad.
- Estándares más altos: Tras la pandemia, los huéspedes esperan niveles de limpieza más estrictos, lo que significa que el departamento de pisos debe mantener estándares elevados con mayor frecuencia y precisión. Además, el ritmo de respuesta del personal debe ser más rápido, ya que ahora se espera mayor flexibilidad en check-ins tempranos y servicios adicionales.
Estos desafíos hacen que los gerentes de housekeeping deban ser más estratégicos que nunca, buscando soluciones que agilicen las operaciones y reduzcan la carga sobre el personal, mientras se siguen cumpliendo las expectativas crecientes de los huéspedes.
¿Cómo mejora la eficiencia el software de housekeeping?
Adoptar la digitalización en housekeeping ofrece múltiples ventajas que transforman la operación diaria de los hoteles, optimizando tanto los procesos como la satisfacción de los huéspedes. Algunos de los beneficios clave incluyen:
- Mejora en la eficiencia operativa: Las aplicaciones móviles y la integración con sistemas PMS permiten gestionar las asignaciones de tareas en tiempo real, facilitando la organización del equipo y la respuesta ante imprevistos, como cambios de última hora o solicitudes de los huéspedes.
- Reducción de costos: Con herramientas como el opt-in housekeeping, los hoteles pueden reducir significativamente el consumo de productos de limpieza y minimizar el tiempo de trabajo del personal. Al automatizar tareas y optimizar la planificación, se disminuye el uso innecesario de recursos y se controla mejor el inventario mediante tecnología como RFID, que hace seguimiento en tiempo real de toallas, sábanas y otros insumos.
- Elevación de la experiencia del huésped: La rapidez con la que se actualizan los estados de las habitaciones y se comunican los equipos permite ofrecer una atención más ágil y personalizada. Además, funciones como la notificación instantánea a los huéspedes de que su habitación está lista, después de la limpieza, mejoran la percepción del servicio y permiten una experiencia más fluida y cómoda.
Gracias a la digitalización, el housekeeping se convierte en una fuente de valor para el hotel, no solo en términos operativos, sino también como un diferenciador clave en la calidad del servicio al cliente.
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Principales herramientas tecnológicas que utiliza el housekeeping digital
La digitalización del housekeeping se apoya en dos componentes clave que mejoran la eficiencia operativa y la comunicación en los hoteles:
- Accesibilidad móvil: Las aplicaciones móviles conectadas a la nube permiten a las camareras y supervisores gestionar tareas, recibir actualizaciones y ajustar prioridades desde cualquier lugar del hotel, en tiempo real. Esto elimina la necesidad de usar documentos impresos o walkie-talkies, agilizando el proceso.
- Integración con el PMS (Property Management System): Al conectar el software de housekeeping con el PMS del hotel, se garantiza un flujo de datos bidireccional entre la recepción y el departamento de limpieza. Esto permite que el equipo de housekeeping tenga acceso inmediato a la ocupación de habitaciones, tiempos de check-in y check-out, y el estado actual de cada habitación, mejorando la coordinación general.
Gracias a estas herramientas, se pueden asignar tareas de manera más eficiente, ajustar el estado de las habitaciones en tiempo real y reaccionar rápidamente a solicitudes imprevistas, como cambios en las reservas o peticiones de los huéspedes. Además, la integración permite que la recepción reciba actualizaciones automáticas sobre el estado de las habitaciones, lo que facilita la entrega de habitaciones limpias a los huéspedes de manera más rápida y eficiente.
Estas herramientas no solo mejoran la productividad, sino que también permiten una mayor flexibilidad y personalización en el servicio. La capacidad de ajustar las tareas y la comunicación en tiempo real ayuda a gestionar mejor las cargas de trabajo y a mejorar la satisfacción tanto de los empleados como de los huéspedes.
Cómo la tecnología potencia a los equipos de housekeeping
Con estas características básicas y otras más, los sistemas de gestión de limpieza ofrecen una serie de funciones que capacitan a los equipos y aportan ventajas significativas, como una mayor eficiencia, menores costes y un alto nivel de calidad constante.
Mayor eficiencia
La tecnología de limpieza permite a los equipos aumentar la eficiencia optimizando la programación y mejorando la comunicación entre departamentos.
Creación de flujos de trabajo
Un día normal para un equipo de limpieza comienza con una lista de tareas asignadas, incluyendo qué habitaciones del hotel limpiar y en qué orden. Gracias a la integración con el PMS, se puede acceder a una visión general de la ocupación de las habitaciones, el estado de la limpieza y la hora estimada de llegada de los próximos huéspedes.
Las habitaciones pueden clasificarse por planta y ala, lo que ayuda a los encargados a identificar rápidamente las zonas prioritarias y reduce el tiempo dedicado a buscar habitaciones o a cotejar varias listas. A partir de esta información, puede crear fácilmente el programa de limpieza del día, supervisar las tareas pendientes y enviar los detalles del turno directamente al dispositivo de cada empleado.
Actualizaciones en tiempo real
A lo largo del turno, las amas de llaves marcan las habitaciones como completadas. Una vez que las habitaciones han sido inspeccionadas y están listas para los huéspedes, su estado se actualiza en el PMS.
Sin embargo, pueden producirse cambios inesperados: por ejemplo, es posible que haya que dar prioridad a una habitación que ha quedado libre tras una salida tardía, que un huésped solicite una entrada anticipada o que un ama de llaves se encuentre mal a mitad de turno, por lo que hay que redistribuir la asignación de habitaciones. Todos estos ajustes se pueden realizar a distancia en tiempo real, y las amas de llaves reciben notificaciones instantáneas a través de la aplicación móvil.
Las actualizaciones en tiempo real no sólo mejoran la comunicación interna, sino que también facilitan el registro flexible de los huéspedes. Una vez que el ama de llaves ha marcado una habitación como completa, la recepción puede enviar un mensaje al huésped para informarle de que su habitación está lista. Es una de las formas más sencillas que tienen los hoteles de mejorar la experiencia de los huéspedes.
Mensajes internos
Un Universal Newsreel de 1958 describe una innovación revolucionaria introducida por un hotel de Viena: unos walkie-talkies portátiles que permiten al personal del hotel comunicarse y a los huéspedes recibir llamadas en cualquier lugar del edificio.
Aunque los walkie-talkies ya no se distribuyen a los huéspedes, su ruido crepitante aún puede oírse por los pasillos de muchos hoteles. A pesar de que algunos los consideran una herramienta de comunicación eficaz, los walkie-talkies están anticuados en comparación con las alternativas modernas.
El sistema de mensajería del moderno software de limpieza permite a los empleados comunicarse con otros departamentos, informar de problemas (como una ducha o un secador rotos) y documentarlos con imágenes. Estos mensajes se envían al departamento de mantenimiento y el estado de la reparación se controla desde la misma aplicación. Del mismo modo, si un huésped necesita una toalla extra, puede enviar un mensaje de texto a recepción, que avisará al personal de limpieza.
El personal también puede dejar notas para que los demás las revisen (como las preferencias de limpieza o el estado de los huéspedes VIP), de modo que los equipos de limpieza y recepción puedan estar alineados y hacer más para ofrecer experiencias personalizadas a los huéspedes.
Reducción de costes
La dirección de un hotel siempre está buscando formas de reducir costes y mantener al mismo tiempo la satisfacción de huéspedes y empleados. La tecnología de limpieza puede hacer precisamente eso.
Optar por el servicio de limpieza
En el sector hotelero, las habitaciones suelen limpiarse a diario por defecto. Son los huéspedes quienes deben informar al hotel si no desean que se limpie la habitación.
Sin embargo, cada vez son más los establecimientos que han invertido este modelo: el servicio de limpieza no se presta a menos que los huéspedes lo soliciten.
Optar por el servicio de limpieza ayuda a reducir la carga de trabajo cuando falta personal y disminuye los costes asociados a la mano de obra y los productos de limpieza. Los clientes lo aprecian porque les permite controlar el nivel de servicio que desean recibir.
El principal reto de este modelo es que se trata de un servicio a la carta que requiere que el equipo de limpieza sea rápido y reaccione con rapidez. Lo que realmente hace posible su aplicación eficaz es la tecnología moderna de gestión del servicio de limpieza.
Seguimiento del inventario
La RFID (identificación por radiofrecuencia) es una tecnología de hace décadas que consiste en una etiqueta que puede colocarse en objetos (o personas) y un escáner que emite ondas de radio. Cuando la etiqueta se acerca al escáner, responde enviando datos sobre el objeto al que está adherida. En los hoteles, las etiquetas RFID se utilizan normalmente en las llaves electrónicas, pero gracias a las aplicaciones de limpieza en la nube, su aplicación se está extendiendo a la gestión de inventarios.
Al etiquetar toallas, sábanas y otros textiles con una etiqueta RFID y colocar varios escáneres de facturación por todo el hotel, es posible saber en tiempo real cuántas toallas o sábanas hay en la lavandería, en el almacén o en uso en cada habitación. Esto facilita la gestión del inventario al personal de limpieza y ayuda a disuadir los robos.
Estándares altos y constantes
Establecer procesos y procedimientos para mantener un alto nivel de calidad es una forma segura de que los hoteles ofrezcan experiencias de cinco estrellas.
Procedimientos normalizados de trabajo y listas de comprobación digitales
El estudio de la Universidad de Cornell mencionado anteriormente destaca que los establecimientos con un servicio más constante también suelen tener las mejores valoraciones. Los huéspedes valoran más un buen servicio constante que una mezcla de experiencias excelentes y malas. En el servicio de limpieza de un hotel, la coherencia es posible gracias a los procedimientos normalizados de trabajo (PNT ) y las listas de comprobación.
Los PNT definen las normas generales de las distintas operaciones de limpieza. Un manual de PNT típico para el servicio de limpieza incluirá instrucciones sobre la limpieza de las habitaciones o la manipulación de riesgos biológicos, así como políticas relativas a la programación de turnos, la desinfección o el uso de equipos de protección.
Las listas de comprobación del servicio de limpieza entran en los detalles más sutiles de cómo realizar una determinada tarea con instrucciones paso a paso. Un equipo de limpieza, por ejemplo, tendrá listas de comprobación diferentes para las habitaciones ocupadas y las habitaciones de rotación. Los procedimientos normalizados de trabajo y las listas de comprobación también son útiles como herramientas de formación para que los nuevos empleados se pongan al día más rápidamente.
Sin embargo, para que los PNT y las listas de comprobación sean eficaces, el personal de limpieza debe seguirlos y actualizarlos periódicamente. Con un moderno software de gestión de la limpieza, el cumplimiento es más fácil de lograr: puede crear un repositorio central de PNT y listas de comprobación, actualizarlos cuando sea necesario y hacerlos accesibles a los empleados de la limpieza en todo momento durante los turnos, eliminando la necesidad de imprimirlos.
Koryn Okey, VP de Comunidad y Compromiso en Breezeway, compartió que «Al implementar listas de verificación personalizadas que su equipo puede completar en dispositivos móviles, puede asegurarse de que las tareas se realicen de manera eficiente, dando la bienvenida a los huéspedes a un espacio que supera las expectativas y prepara el escenario para una experiencia de cinco estrellas.»
Funcionalidad multipropiedad
Mantener unos estándares coherentes en toda su cartera es crucial para la experiencia de los huéspedes. Un software de limpieza con funcionalidad multipropiedad garantiza que la dirección pueda mantener los procedimientos normalizados de trabajo y las listas de comprobación, así como comparar fácilmente el rendimiento en todas las propiedades para que, independientemente de la ubicación en la que se aloje un huésped, pueda esperar el mismo nivel de servicio.
Además, los equipos pueden establecer diferentes funciones y permisos de usuario dentro del sistema. Esto permite a usuarios específicos, como propietarios o gerentes, tener visibilidad de las operaciones y el rendimiento en todas las ubicaciones, lo que ayuda a mejorar la planificación y la toma de decisiones.
Informes y análisis
Los datos recopilados por el software de limpieza pueden analizarse y convertirse en informes que midan el rendimiento del personal, documenten los problemas identificados durante las inspecciones o lleven un registro de los objetos perdidos y encontrados. Estos informes ayudan a optimizar la asignación de recursos, los horarios de los turnos y a medir la productividad.
Algunos de los informes más habituales son
- Tiempo medio de limpieza de habitaciones
- Productividad del personal de habitaciones
- Tiempo medio de finalización de la solicitud
- Calificación del rendimiento de limpieza del empleado
- Informe del estado de la habitación
- Informe de tareas
¿Cómo se integra el Digital Housekeeping con el PMS de un hotel?
La integración del Digital Housekeeping con el Property Management System (PMS) de un hotel es clave para maximizar la eficiencia. Este enlace permite la sincronización de datos entre los diferentes departamentos, asegurando que la información sobre el estado de las habitaciones y las solicitudes de los huéspedes sea actual y coherente.
La capacidad de integrarse sin problemas en el PMS significa que las operaciones de housekeeping pueden ser gestionadas en función de la ocupación del hotel, las preferencias de los huéspedes y otras variables críticas. Asimismo, esta conexión facilita una mejor coordinación y planeación de las tareas del personal.
¿Qué impacto tiene el Digital Housekeeping en la satisfacción del huésped?
La satisfacción del huésped está directamente influenciada por la limpieza y el mantenimiento de las instalaciones del hotel. El uso de software de Digital Housekeeping contribuye a que las habitaciones estén listas más rápidamente y a que los estándares de higiene se mantengan en los niveles más altos.
Además, la capacidad de resolver incidentes de manera eficaz y la mejora en la comunicación entre el personal se traduce en una experiencia más positiva para el huésped. Esto no solo aumenta la probabilidad de que vuelvan en el futuro sino que también potencia las posibilidades de que recomienden el hotel.
Innovaciones futuras
La tecnología de housekeeping está evolucionando rápidamente, y en los próximos años podríamos ver cambios aún más impactantes que optimicen la limpieza y el mantenimiento de los hoteles. Algunas de las innovaciones más prometedoras incluyen:
- Robots de limpieza: Equipados con cámaras 3D, estos robots pueden aspirar y limpiar superficies duras de forma autónoma, adaptándose a diferentes tipos de suelos.
- Sensores inteligentes: Estos dispositivos miden elementos ambientales como humo, monóxido de carbono o humedad, y pueden activar alertas cuando los niveles superan un umbral seguro.
- Formación en realidad virtual (VR): La VR permitirá a los nuevos empleados del housekeeping recibir formación inmersiva, donde podrán practicar protocolos estándar de limpieza y procedimientos de seguridad en escenarios realistas sin interrumpir las operaciones diarias del hotel.
- Tecnologías avanzadas de limpieza: La pandemia ha impulsado el uso de tecnologías como la luz UV-C y los rociadores electrostáticos. Estas tecnologías ayudan a desinfectar áreas de difícil acceso y aseguran una mayor limpieza, especialmente en áreas sensibles como las habitaciones de huéspedes y espacios comunes.
Estas innovaciones no solo mejorarán la eficiencia y la rapidez de las operaciones, sino que también contribuirán a establecer nuevos estándares de limpieza y seguridad, creando una experiencia más segura y confortable para los huéspedes. Las herramientas emergentes seguirán elevando la calidad del servicio y posicionarán la digitalización como un factor esencial para el éxito en el sector hotelero.