Si durante este año 2022 ha oído hablar a menudo de la automatización de los hoteles, no debe extrañarle. De hecho, el debate sobre la automatización está presente en todos los sectores y en cualquiera de los departamentos que estructuran la empresa.
La posibilidad de automatización está presente en todas aquellas tareas que realizamos de una forma periódica y mecánica, que son imprescindibles pero que realmente no aportan valor al negocio ni al cliente.
Digamos que son aquellas tareas que son necesarias para el buen funcionamiento de la empresa pero no nos diferencian de la competencia. Al contrario, sí pueden aportarnos importantes ahorros de costes e incluso ingresos adicionales.
Nosotros nos centraremos en profundidad las últimas tendencias en automatización hotelera y analizaremos el por qué está creciendo la demanda de servicios automatizados en el sector hotelero.
Repasaremos los últimos avances en tecnología automatizada, analizamos cómo los expertos del sector utilizan la automatización hotelera para agilizar las operaciones e identificamos estrategias para utilizar la automatización hotelera con el fin de aumentar la productividad.
Contenidos
¿Por qué se habla tanto de automatización en este momento?
Vivimos décadas en las que el objetivo era poder capturar, almacenar y procesar datos de una forma más eficiente y fiable de lo que lo hacía un humano. El procesamiento se concentraba en el volumen, almacenamiento y en la obtención de los datos almacenados cuando fueran precisos.
En las siguientes olas, la importancia se trasladó, respectivamente, a disponer de equipos más económicos que democratizaran el procesamiento, integración con sistemas de escritorio, análisis y explotación inteligente de datos, sistemas en la nube, APIs e integración con todos los sistemas y, en este momento, llegamos a la automatización.
El cloud ha traído una explosión de software especializado en modo SaaS que ha permitido disponer de soluciones cercanas al usuario por precios realmente económicos.
Para entender por qué la automatización hotelera está teniendo un impacto tan masivo en la hostelería y el turismo, primero tenemos que profundizar en qué es la automatización hotelera y cómo funciona.
Nuestros consultores te ayudarán a determinar la mejor forma de modernizar la gestión hotelera de su hotel o cadena hotelera.
La solución PMS reconocida en el sector por el mejor servicio a sus clientes.
Más de 300 hoteles cuentan con nuestra solución.
¿Qué es la automatización hotelera?
La automatización hotelera convierte procedimientos repetitivos, manuales y lentos en procesos automatizados eficientes, fiables y rápidos. Los servicios de automatización utilizan sistemas digitales para llevar a cabo procesos que antes realizaban los empleados del hotel.
Llevamos decenas de años automatizando procesos. Los cajeros automáticos supusieron la reducción de las tareas de caja en los bancos y las máquinas expendedoras de tickets para obtener un sitio en la cola de un organismo oficial relevó de esta función a los conserjes.
Existen numerosos procesos que pueden ser automatizados en un hotel, y están presentes en todos sus departamentos.
Funcionan basándose en ajustes, reglas y parámetros establecidos por el usuario que los implementa, y siguen realizando los procesos hoteleros necesarios en nombre de la empresa, incluso cuando no hay gerentes en las instalaciones para gestionar activamente los sistemas.
La automatización hotelera impulsa y transforma el sector
Si bien es cierto que ya existían ejemplos claros de automatización en el sector, especialmente referidos a sistemas de domótica dirigidos al ahorro de costes y la eficiencia energética, no es exactamente el tipo de automatización que tratamos en este artículo.
La automatización ha entrado con fuerza en los sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM), en los sistemas de distribución y en la solicitud de servicios en el propio establecimiento, al utilizar monolitos de autoservicio y Apps en el complejo que integran numerosa funcionalidad.
Uno de los principales ejemplos de automatización es la que se ha producido en la fijación de precios. Si durante el principio del siglo XXI las tarifas eran inamovibles, la aparición de los Channel Manager y del software para Revenue cambió el panorama comercial hotelero, haciéndolo dinámico como ya lo era el sector aéreo.
En EEUU, una encuesta realizada por Duetto en 2021 indicó que el 56,2% de los encuestados considera a la automatización como extremadamente importante para la gestión de los ingresos hoteleros.
En nuestro reciente artículo en el que tratábamos cómo satisfacer las expectativas de cada una de las generaciones de huéspedes, la Generación Y o Generación Millennial era especialmente sensible al uso de tecnología para la personalización de su estancia. Esto tiene mucho que ver con la incorporación en firme de la automatización en el sector.
Las ventajas de la automatización hotelera
Si tuviéramos que resumirlo en una sola frase, diríamos que la automatización aporta un enorme ahorro de costes al hotelero e independencia y comodidad al huésped.
- Siendo más específico, diríamos que
- Elimina personal en tareas repetitivas y de poco valor
- Apoya a departamentos con poco personal
- Agiliza la operatividad
- Aumenta los ingresos del hotel
- Mejora la experiencia del huésped
- Ayuda a prever la demanda con mayor precisión
- Aumenta los porcentajes de ocupación
- Mejorar las comunicaciones del hotel
- Reduce los gastos generales del hotel
¿Qué procesos pueden automatizar los hoteles?
En muchas ocasiones, es el tipo de establecimiento el que define cuál es la necesidad y capacidad de automatización del establecimiento. Algunos ejemplos de procesos automatizados que aumentan la eficiencia, la productividad e impulsan los ingresos son:
Checkin y checkout
Los modernos PMS’s permiten que sea el propio cliente quien realice estos procesos, aliviando la carga administrativa de la recepción, a través de máquinas de check in automático y Apps que permiten realizar el check out a la salida del complejo.
Además, estos sistemas pueden ser complementados con sistemas de precheckin en la web para ser utilizados por el huésped desde su propio hogar, preparando su llegada.
Muchos huéspedes, especialmente los más jóvenes, ven en esto una ventaja, al ahorrar tiempo en la entrada al establecimiento y permitir empezar a disfrutar de él cuanto antes.
Integración con OTAs y otros sistemas de distribución
Siendo una de las primeras automatizaciones que se pusieron en marcha, es ya un veterano.
La complejidad de los sistemas de distribución turística ha hecho que sea una necesidad contar con sistemas automáticos de integración con aquellos agentes que distribuyen nuestro producto. Esta automatización es la única forma de mantener con garantías un inventario de nuestro establecimiento actualizado en todo momento.
Estos sistemas siguen reglas de fijación de precios y de asignación de inventario previamente fijados por el gestor del establecimiento.
Optimización de precios y utilización de tarifas
Estos sistemas están preparados para detectar fuertes subidas o bajadas de niveles de demanda y ajustar las tarifas de venta consecuentemente para promover patrones de precios óptimos y maximizar el potencial de ingresos.
Si la variación se produce de forma negativa, el sistema ofrecerá descuentos promocionales dirigidas a impulsar el negocio.
Gestión de grupos
En el caso de los hoteles donde los grupos son una importante parte de su negocio, los sistemas de autogestión para grupos permiten optimizar los recursos administrativos del hotel al tiempo que otorgan una gran autonomía al gestor del grupo.
Mediante estas herramientas, el gestor del grupo podrá modificar las reservas del grupo, actualizar los ocupantes de habitaciones, configurar los participantes en cada banquete, reservar espacios de reunión y realizar otras tareas de gestión del grupo ¡El sueño de cualquier departamento MICE!
Marketing automatizado
Los CRM’s más exigentes permiten realizar automatizaciones de forma casi infinita: felicitaciones de cumpleaños o de navidad, emisión de ofertas para clientes interesados que han visitado el website, email de invitación a eventos locales relacionados con aquellos clientes que se ajustan a un perfil determinado, envío de ofertas a clientes con carrito abandonado, retargeting de anuncios automatizados para captar a las personas que visitaron la web del hotel y que se ajustan a ciertos parámetros.
Mensajería automatizada para huéspedes
Los hoteleros también implementan sistemas de mensajería automática para mantenerse en contacto con los huéspedes, promover la repetición de viajes y reducir las tasas de no presentación. Envíe automáticamente a los huéspedes confirmaciones de reservas de hotel, recordatorios de reservas, detalles de depósitos, recordatorios de fechas límite, etc. Envíe a los huéspedes un resumen de su recibo después de la salida con cualquier recompensa aplicable del programa de fidelización del hotel o actualizaciones de puntos.
Cargos automatizados
La facturación automática no es un concepto nuevo. Hace más de 30 años ya existían sistemas de conexión con centralitas telefónicas que integraban los cargos en la cuenta de la habitación de forma automática.
Sin embargo, estamos viviendo un boom de integraciones de todo tipo de dispositivos sobre la red de la empresa: minibares, televisores, cargadores para vehículos eléctricos, apertura de puertas, etc., lo que genera numerosos cargos a la habitación que se producen de forma automática y desatendida.