En los últimos cuatro años, el sector hotelero ha experimentado un cambio significativo. Las demandas de una mayor automatización, los problemas de personal, las expectativas cambiantes de los huéspedes y el auge del viajero de ocio, son solo algunas de las cuestiones que han afectado a la industria. Sin duda, estos desafíos han hecho más evidente la necesidad de PMS modernos y eficientes. En este contexto, debes preguntarte: ¿tu PMS está impulsando tu avance o es un lastre?
Como hotelero, debes estar en constante adaptación a nuevas formas de operar y actualizar los modelos existentes para adaptarte a estas demandas cambiantes. Como bien sabes, tu PMS está en el corazón de tu operación, por lo que debes considerar seriamente si tu proveedor te está empoderando a ti y a tu equipo, o si te está ralentizando.
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Siete razones clave para considerar un cambio de PMS
Contenidos
#1 Tu PMS actual está frenando tus operaciones
Si sientes que tu PMS te está ralentizando en vez de ayudarte a ser más eficiente, es hora de reconsiderarlo. ¿Estás maximizando los ingresos de cada espacio disponible en tu hotel? ¿Estás capacitando a tu equipo, mejorando el compromiso de los huéspedes y analizando los datos para comprender el rendimiento y las tendencias? Si no es así, estás dejando dinero sobre la mesa y es hora de cambiar.
Este impedimento podría manifestarse a través de una serie de situaciones, como ineficiencias operativas, pérdida de ingresos o falta de habilidades en su equipo para ofrecer una experiencia superior al huésped. Si descubres que su sistema de gestión no permite una optimización completa de su hotel, es hora de buscar una mejor solución.
#2 Faltan funciones necesarias
Hacer un listado de todos los requisitos operativos de tu hotel y tu equipo puede ayudarte a entender si tu PMS actual está cumpliendo con tus necesidades.
Tener las características adecuadas es crucial para un PMS eficiente. Algunas de las funciones imprescindibles podrían ser:
Accesible: Debe permitir el acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Automatizado: Para optimizar los procesos y liberar tiempo de su equipo.
Intuitivo: Fácil de aprender y usar, especialmente para nuevos empleados.
Abierto: Capaz de personalizar e integrarse con otras tecnologías de hostelería.
#3 La formación y la atención al cliente son lentas
La agilidad en la formación del personal y la eficacia de la atención al cliente son dos factores esenciales para el funcionamiento fluido de cualquier hotel. Un buen sistema de gestión hotelera debe ser intuitivo y fácil de aprender para que los nuevos empleados puedan incorporarse rápidamente y comenzar a aportar valor.
En la industria hotelera, caracterizada por una alta rotación de personal, un sistema complicado y difícil de aprender puede causar retrasos y frustración. La pérdida de tiempo en la formación puede llevar a una disminución en la productividad y la eficiencia, afectando tanto a la satisfacción del cliente como al rendimiento del hotel.
#4 Tu equipo se siente frustrado
En el sector hotelero, un equipo feliz y satisfecho es un componente vital para garantizar un servicio al cliente de alta calidad y una gestión eficiente de las operaciones. Sin embargo, si te encuentras con que tu personal está frustrado y descontento, puede ser una señal de que tu actual sistema de gestión hotelera no está cumpliendo sus expectativas o necesidades.
El estrés y la frustración a menudo surgen cuando los sistemas y procesos no funcionan correctamente o son demasiado complicados para manejarlos de manera eficiente. Los fallos del sistema, los tiempos de respuesta lentos, los errores frecuentes y una formación y soporte deficientes son factores que pueden provocar un alto nivel de frustración entre tu equipo.
Si el sistema requiere que tu personal esté constantemente detrás de un escritorio ingresando detalles manualmente y lidiando con tareas tediosas, se les está impidiendo hacer lo que mejor saben hacer: interactuar con los huéspedes y proporcionar un servicio excepcional. Además, la falta de soporte y formación adecuados puede hacer que tu equipo se sienta desamparado y frustrado cuando enfrentan desafíos con el sistema.
#5 Dificultad para personalizar la experiencia de los huéspedes
En la industria hotelera actual, cada vez más centrada en el cliente, la personalización de la experiencia del huésped es clave para el éxito y la diferenciación de tu negocio. Si tu actual sistema de gestión hotelera (PMS) te dificulta la adaptación y personalización de las experiencias de los huéspedes, es un signo evidente de que necesitas un cambio.
En el mundo moderno, los huéspedes desean tener control sobre su experiencia de viaje y esperan que sus necesidades y preferencias individuales sean reconocidas y satisfechas. Por lo tanto, si tu sistema de gestión hotelera actual no es capaz de adaptarse a estas necesidades cambiantes y no ofrece la funcionalidad necesaria para personalizar las experiencias de los huéspedes, estás perdiendo una gran oportunidad para conectar de manera más significativa con tus huéspedes y mejorar su satisfacción.
Elementos modernos como el auto check-in, kioscos en el lugar, llaves móviles, mensajería directa y la reserva anticipada de experiencias son todas características que mejoran y personalizan la experiencia del huésped. Si tu sistema actual no permite integrar estas características de manera eficiente, es un indicador de que no se está adaptando a las necesidades de los viajeros modernos.
Realiza un análisis de la trayectoria del huésped desde la reserva hasta la salida, e identifica las áreas donde podrías mejorar la personalización. Si encuentras que muchas de las experiencias deseadas por tus huéspedes no pueden ser implementadas con tu sistema de gestión hotelera actual, es un claro signo de que necesitas un nuevo PMS que permita una mayor personalización de la experiencia del huésped.
#6 Es difícil conectar con otras tecnologías de hostelería
Uno de los signos más claros de que tu sistema de gestión hotelera actual no está al nivel necesario es la dificultad de integrarlo con otras tecnologías de hostelería. En la era digital actual, la interoperabilidad y la capacidad para conectarse y compartir información entre varias plataformas y aplicaciones son esenciales para una gestión hotelera eficiente y efectiva.
Puede ser que tu sistema de gestión hotelera actual no se integre de manera efectiva con soluciones de reservas online, sistemas de punto de venta (POS), herramientas de gestión de ingresos, sistemas de control de acceso a las habitaciones, entre otros. La falta de una integración fluida entre estas tecnologías puede resultar en un flujo de trabajo complicado y tedioso, errores de datos, y una falta de información en tiempo real que puede afectar negativamente la toma de decisiones y la satisfacción del cliente.
Si descubres que pasas demasiado tiempo tratando de hacer que tu sistema de gestión hotelera se comunique de manera efectiva con otras tecnologías en lugar de enfocarte en mejorar la experiencia del huésped y la operación del hotel, puede ser una señal de que necesitas un nuevo PMS.
Un sistema de gestión hotelera moderno debería permitir la integración sin problemas con una amplia variedad de aplicaciones y plataformas, facilitando la automatización de las tareas, la optimización de los procesos, la eliminación de los errores de entrada de datos y, en última instancia, la mejora de la eficiencia operativa. Si no puedes lograr esto con tu sistema actual, es hora de considerar una actualización.
#7 No estás emocionado con el futuro
Una señal menos tangible, pero igualmente importante de que tu sistema de gestión hotelera puede necesitar un cambio, es la falta de entusiasmo por el futuro con tu PMS actual. Si sientes que tu sistema actual está limitando en lugar de fomentar el crecimiento y el progreso, entonces puede ser un indicativo de que es el momento de buscar un nuevo sistema de gestión hotelera.
Un buena PMS no debería ser solo una herramienta que cumple con tus necesidades actuales, sino que también debería tener la capacidad de crecer y adaptarse a medida que tu negocio crece y cambia. Debería permitirte expandir tus ofertas, adoptar nuevas tecnologías y responder a las cambiantes demandas de los huéspedes.
Si te encuentras constantemente preocupado por cómo tu sistema de gestión hotelera actual podrá manejar nuevas funciones, capacidades o integraciones, entonces es probable que no estés utilizando el sistema correcto. Una buena PMS debería inspirarte confianza en tu capacidad para manejar cualquier desafío que el futuro pueda traer, no incertidumbre o aprensión.
Por lo tanto, si no estás emocionado por el futuro con tu PMS actual, puede ser el momento de comenzar a buscar un sistema que te brinde más optimismo y confianza en tus perspectivas futuras. Un sistema de gestión hotelera moderno y flexible puede ser justamente lo que necesitas para revitalizar tu entusiasmo y prepararte para el futuro del sector hotelero.
¿Cuándo es el mejor momento para cambiar de PMS?
La transición a un nuevo PMS puede parecer una tarea hercúlea, pero no te preocupes, no existe un momento perfecto para todos. Sin embargo, existen algunas estrategias que pueden hacer el proceso más llevadero para tu equipo y tus huéspedes.
Evita la postergación y las decisiones apresuradas
Puede ser tentador permanecer en la zona de confort, posponiendo la decisión de cambiar tu PMS. Sin embargo, mientras te tomas tu tiempo, es probable que tus competidores estén dando pasos hacia la adopción de un PMS más moderno. No obstante, tampoco querrás apresurarte en tomar una decisión.
Elegir un nuevo PMS es una tarea considerable y requiere una cantidad significativa de investigación y preparación. Identifica las características clave que son esenciales para tu personal y las experiencias que deseas proporcionar a tus huéspedes. Una vez que tengas una visión clara de lo que necesitas, será el momento de comenzar a investigar y agendar algunas demostraciones de PMS.
Realiza una investigación exhaustiva o considera la contratación de un consultor
Converse con hoteles similares en tu región o propiedades con necesidades y tamaño similares. Aunque tu establecimiento es único, las referencias pueden ser un recurso invaluable. Lee opiniones en línea y busca casos de éxito cuantificables. Asegúrate de que las principales partes interesadas estén involucradas en todo el proceso, incluyendo la fase de demostración. Si no tienes tiempo o prefieres una perspectiva profesional, los consultores pueden realizar la labor intensiva por ti.
Mitiga el impacto en el negocio y reduce el tiempo de inactividad
Si tu sistema actual está obsoleto, es probable que ya esté afectando tu negocio y tus operaciones de manera negativa. Habla con tu personal y evalúa si el sistema actual está facilitando su trabajo. Una vez que sepas que vas a hacer el cambio, sé transparente con tu equipo y consigue su aprobación. Cuanto más se sientan parte del proceso, más rápido se adaptarán al nuevo sistema.
¿Cuál es el mejor momento del año para hacer el cambio?
No existe una respuesta definitiva a esta pregunta. Cambiar de PMS generalmente toma alrededor de un mes, pero podría llegar hasta dos meses si prefieres un enfoque más lento. Aunque los sistemas actuales son más avanzados y permiten actualizaciones mientras continúas con tus operaciones habituales, es preferible elegir un periodo tranquilo para que tu equipo tenga tiempo de familiarizarse con la nueva plataforma y resolver cualquier problema antes de la llegada de la temporada alta.